Limitada ou sociedade anônima: como escolher o tipo societário no Brasil

A escolha entre a sociedade limitada e a sociedade anônima fechada é uma das primeiras decisões de quem estrutura um negócio ou um investimento no Brasil, e uma das mais duradouras: ela define a estabilidade do quadro societário, o grau de formalismo da governança e, em certo grau, tem impactos até mesmo no custo de funcionamento da empresa. Os dois tipos asseguram a limitação da responsabilidade dos sócios, mas sob lógicas distintas. A primeira foca-se na relação entre pessoas; a segunda, no capital social.

Com relação à legislação, a limitada é regida por um capítulo enxuto do Código Civil (arts. 1.052 a 1.087), com ampla liberdade contratual e a possibilidade de regência supletiva pela Lei das S.A. A sociedade anônima é disciplinada integralmente pela Lei 6.404/1976 (LSA), regime completo e em boa parte inderrogável.

Reformas recentes aproximaram os dois regimes, sobretudo para companhias fechadas com receita bruta anual de até R$ 78 milhões (Lei Complementar 182/2021 e Lei 14.195/2021). As diferenças estruturais, porém, permanecem, e são elas que devem orientar a escolha.

Estabilidade e circulação da participação

A diferença mais sensível está na hipótese de saída de um sócio. Na limitada por prazo indeterminado, qualquer sócio pode retirar-se a qualquer tempo, sem justificativa, mediante notificação com 60 dias de antecedência (CC, art. 1.029). O STJ confirmou que esse direito subsiste mesmo quando o contrato social adota a regência supletiva da LSA (REsp 1.839.078/SP, 2021): não há solução contratual que blinde definitivamente o quadro societário de uma limitada. Na sociedade anônima, o recesso limita-se às hipóteses taxativas da lei (LSA, art. 137), o que não necessariamente significa prender o acionista: por meio de um acordo de acionistas bem estruturado pode-se assegurar a saída voluntária, por exemplo mediante opções de compra e de venda a preço e prazo pré-fixados, com a vantagem de que a retirada ocorre apenas quando e como os próprios acionistas pactuaram, e com execução específica garantida (LSA, art. 118, §3º). Em qualquer cenário, porém, a disputa tende a se concentrar no valor. Os critérios supletivos da lei são genéricos (na limitada, a apuração de haveres por balanço de determinação; na S.A., o reembolso pelo valor de patrimônio líquido, salvo previsão estatutária diversa) e raramente refletem o que os sócios de fato esperam, de modo que definir sob medida, no contrato social, no estatuto ou no acordo de sócios, os critérios de avaliação e as condições de pagamento continua sendo o que evita o litígio.

Quanto à circulação da participação, a cessão de quotas exige alteração do contrato social arquivada na Junta Comercial, o que torna públicas a operação e a identidade dos sócios; o cedente ainda responde solidariamente com o cessionário, por dois anos, pelas obrigações que tinha como sócio (CC, art. 1.003, parágrafo único). Na S.A., a transferência de ações se opera por termo lançado em livro da própria companhia, sem arquivamento público, e as mutações do quadro acionário permanecem reservadas.

Um ponto prático para grupos estrangeiros: a limitada pode ser unipessoal desde 2019, enquanto a constituição de uma S.A. exige, em regra, ao menos dois acionistas (a subsidiária integral admite acionista único, mas somente sociedade brasileira). Para a subsidiária integralmente controlada por investidor estrangeiro, a limitada unipessoal é a porta de entrada natural.

Governança e responsabilidade

Enquanto o capital social não estiver integralizado, todos os sócios da limitada respondem solidariamente pela integralização (CC, art. 1.052), inclusive aquele que já realizou a sua parte. Na S.A., cada acionista responde apenas pela própria subscrição, o inadimplemento de um não contamina os demais.

No funcionamento, a limitada opera com estrutura mínima, sem órgãos obrigatórios além da administração, e, desde a Lei 14.451/2022, as matérias mais relevantes, inclusive a alteração do contrato social, deliberam-se por mais da metade do capital. A S.A. impõe assembleia anual, atas arquivadas, deveres de administradores codificados (LSA, arts. 153 a 157) e ação própria de responsabilização (art. 159). Esse formalismo foi atenuado nos últimos anos, qualquer companhia pode ter diretoria unipessoal (art. 143, na redação da LC 182/2021) e administradores residentes no exterior, desde que constituam representante no país (art. 146).

Nos arranjos entre sócios, a vantagem é da S.A. O acordo de acionistas conta com regime legal sólido (art. 118), oponível à companhia e passível de execução específica. Por sua vez, o acordo de quotistas é aceito na prática, mas não tem disciplina legal própria, e sua execução é mais incerta.

Distribuição de lucros

Na limitada, o Código Civil não impõe dividendo mínimo, a distribuição segue o que dispuser o contrato social, e a aplicação supletiva do dividendo obrigatório da LSA é controvertida, o que recomenda disciplina contratual expressa. A limitada admite ainda a distribuição desproporcional de lucros, desde que prevista no contrato (CC, art. 1.007), instrumento útil quando os sócios contribuem de formas distintas.

Na S.A., se o estatuto for omisso, metade do lucro líquido ajustado deve ser distribuída (art. 202); se o dividendo obrigatório for introduzido por alteração estatutária posterior, o piso é de 25%. Companhias fechadas podem reter lucros se nenhum acionista presente se opuser (art. 202, §3º), e as com receita até R$ 78 milhões e estatuto omisso podem fixar livremente a distribuição em assembleia (art. 294, §4º). A igualdade entre ações da mesma classe permanece a regra: tratamento econômico diferenciado exige classes distintas de ações, e o alcance do art. 294, §4º para distribuições desproporcionais ainda divide a doutrina, sem definição do STJ ou da CVM.

Captação de recursos e publicações

O repertório de captação da S.A. é consolidado: ações ordinárias e preferenciais em classes diversas, debêntures e bônus de subscrição. A limitada, historicamente restrita às quotas, vem ampliando o seu: quotas preferenciais são aceitas pelo DREI quando o contrato adota a regência supletiva da LSA; notas comerciais podem ser emitidas desde 2021, inclusive com cláusula de conversibilidade em participação societária em ofertas privadas; e, desde fevereiro de 2026, o DREI orienta as Juntas Comerciais a arquivar emissões de debêntures por limitadas com regência supletiva. Essa última novidade, porém, é orientação administrativa recente, sem chancela da CVM ou do Judiciário: para captações relevantes ou com investidores institucionais, a S.A. segue sendo o veículo seguro e, na prática, o mais utilizado.

Quanto à transparência de resultados, a limitada não é obrigada a publicar demonstrações financeiras, qualquer que seja o seu porte: as duas Turmas de direito privado do STJ já afastaram a exigência, inclusive como condição para o arquivamento de atos na Junta Comercial (REsp 1.824.891/RJ, 3ª Turma, 2023; REsp 2.002.734/SP, 4ª Turma, 2026). A S.A., ao contrário, publica os seus atos societários: de forma eletrônica, se a receita anual não excede R$ 78 milhões; acima disso, em jornal de grande circulação, com resumo impresso e íntegra digital (art. 289), regime que o STF validou (ADI 7.194, 2024).

Quadro comparativo

Como decidir

Não existe tipo melhor em abstrato, existe o tipo adequado a cada operação. A limitada favorece estruturas de controle concentrado, subsidiárias de grupos estrangeiros e operações que privilegiam simplicidade, confidencialidade de resultados e flexibilidade na distribuição de lucros. A S.A. fechada justifica-se quando convivem sócios de perfis distintos, quando se busca estabilidade do quadro societário e um acordo de acionistas plenamente exequível, ou quando o plano inclui captação estruturada, entrada de fundos ou um M&A no horizonte.

A decisão tampouco é definitiva: a transformação de um tipo no outro é caminho usual na vida das empresas, muitas vezes o passo natural entre a implantação e a expansão. O GT Lawyers acompanha investidores, em especial franceses e europeus, na estruturação de operações no Brasil, da escolha do tipo societário à sua implementação ou até mesmo alteração e adequação ao momento atual de cada cliente.

Este artigo tem caráter informativo e não constitui opinião legal. Publicado em julho de 2026, com base na legislação então vigente.

Por Tamy Tanzilli — GT Lawyers

Desde a entrada em vigor provisória do acordo de parceria entre a União Europeia e o Mercosul, em 1º de maio de 2026, a questão da implantação de empresas europeias na América do Sul — e, em especial, das PMEs no Brasil — tornou-se um dos temas mais estratégicos do ano. Em um momento em que os blocos econômicos se reconfiguram, o mercado brasileiro concentra as ambições dos investidores em busca de novos vetores de crescimento. Mas se trataria, de fato, de um eldorado para as operações de fusões e aquisições (M&A)? A resposta exige examinar tanto os fundamentos jurídicos do tratado quanto as realidades do mercado e as restrições operacionais que ainda persistem.

I. Uma atratividade estrutural confirmada

Antes mesmo de tratar dos mecanismos jurídicos, convém lembrar uma realidade econômica fundamental. Juntos, a União Europeia e os quatro Estados-membros do Mercosul (Argentina, Brasil, Paraguai, Uruguai) representam um mercado de mais de 720 milhões de consumidores, segundo dados da Comissão Europeia. Para uma empresa que busca se desenvolver internacionalmente, essa massa crítica constitui, por si só, um argumento decisivo.

O Brasil ocupa uma posição de destaque nesse conjunto. Segundo a Pesquisa Fusões e Aquisições, publicada pela KPMG Brasil em fevereiro de 2025, o mercado brasileiro registrou 1.582 transações de M&A em 2024, alta de 5% em relação a 2023 (1.505 transações), encerrando dois anos consecutivos de queda. As operações domésticas representaram 981 transações, enquanto 601 envolveram atores estrangeiros, das quais 394 foram aquisições realizadas por grupos de capital majoritariamente estrangeiro. Os Estados Unidos foram os maiores investidores estrangeiros (259 transações), seguidos por Canadá (35), Reino Unido (33), Espanha (23) e França (18). Além disso, o Brasil mantém a liderança no continente: segundo o relatório Aon/TTR Data de fevereiro de 2025, o país concentrou 1.674 transações anunciadas e concluídas em 2024, de um total latino-americano de 2.904, confirmando sua posição como o principal mercado da região. Os setores líderes são tecnologia, energias renováveis, serviços financeiros e agronegócio.

No plano jurídico, o acordo UE–Mercosul estabelece um marco favorável a essas operações. O artigo 1.2, alínea f, define, entre seus objetivos fundamentais, a melhoria das condições de estabelecimento das empresas, criando um marco jurídico estável, previsível e não discriminatório para os operadores econômicos dos dois blocos. Essa disposição orienta todo o capítulo de investimentos do tratado.

Uma das contribuições mais significativas para as operações de M&A está no capítulo 10 do acordo, relativo aos serviços e ao estabelecimento das empresas. O artigo 10.3.1 consagra o princípio da não discriminação: as empresas europeias estabelecidas no Brasil devem receber tratamento comparável ao dispensado às empresas locais ou aos investidores de outros países do Mercosul, desde que atendam aos critérios de estabelecimento vigentes. É preciso, porém, evitar interpretar essa disposição como uma equivalência total: o artigo 10.3.1 não elimina as reservas setoriais listadas nos anexos (notadamente os anexos 10-C e 10-E), e diversas exigências do direito interno brasileiro permanecem plenamente aplicáveis, como se verá adiante.

O tratado também prevê um capítulo dedicado às PMEs (artigo 14.1 e seguintes), que institui um coordenador para as PMEs com representação de cada parte (artigo 14.3) e mecanismos de compartilhamento de informações sobre as condições de acesso ao mercado (artigo 14.2). Essa dimensão é ainda mais relevante considerando que as PMEs representam 98% das empresas brasileiras, segundo dados da Comissão Europeia.

II. A aquisição: o vetor de entrada ideal para acelerar a expansão no Brasil?

Para uma empresa europeia que deseja se implantar rapidamente no Brasil, a fusão ou aquisição (M&A) costuma representar o vetor de entrada mais atrativo, pois permite acessar, em uma única operação, ativos operacionais, equipes já constituídas e uma rede comercial já estabelecida.

As vantagens da aquisição

• Acesso imediato ao mercado: clientes, equipes, contratos e operações já existentes permitem evitar o período — muitas vezes longo — de início de atividade e construção de visibilidade.
• Forte aceleração do desenvolvimento: o adquirente se beneficia imediatamente de sinergias operacionais, comerciais e humanas, sem esperar o crescimento orgânico de uma nova estrutura.
• Posicionamento estratégico imediato: a aquisição de um agente já estabelecido confere uma legitimidade local que anos de esforço comercial talvez não permitissem alcançar com a mesma rapidez.
• Continuidade da atividade: a empresa-alvo mantém suas relações contratuais, suas autorizações regulatórias e sua base de clientes, o que preserva o valor operacional da operação.

Os riscos a antecipar

• Passivos ocultos: o direito brasileiro prevê responsabilidade solidária em matéria tributária e previdenciária. O adquirente pode se ver exposto a dívidas fiscais, trabalhistas e ambientais da empresa-alvo, anteriores à transação, mesmo que não fossem aparentes no momento da negociação. Uma due diligence aprofundada — fiscal,trabalhista, ambiental e regulatória — é, portanto, indispensável para identificar o nível de risco antes de assumir o compromisso.
• Integração cultural: a gestão intercultural é um dos fatores de sucesso mais subestimados. Empresas francesas que negligenciam esse aspecto — estilo de gestão, comunicação interna, relação com a hierarquia — enfrentam dificuldades significativas em suas operações pós-aquisição.
• Custos de transação elevados: auditoria, negociação dos contratos definitivos, take over, honorários de assessoria jurídica e fiscal — o custo total do projeto pode ser expressivo.
• Governança por vezes rígida: certas estruturas societárias brasileiras mantêm cláusulas de anuência, direitos de preferência dos sócios ou mecanismos de bloqueio que dificultam a tomada de controle e, quando necessário, a saída do adquirente.

Esses riscos são reais, mas administráveis. Eles evidenciam, sobretudo, a necessidade de uma preparação rigorosa em qualquer operação de M&A no Brasil. Os setores sujeitos a determinadas restrições ao investimento estrangeiro — notadamente energia, infraestrutura e áreas rurais (anexos 10-C e 10-E do acordo) — exigem uma análise específica desde o início. Fora desses casos, porém, o mercado brasileiro permanece amplamente aberto, e os números confirmam isso: 601 transações cross-border em 2024, das quais 394 conduzidas por grupos de capital majoritariamente estrangeiro (KPMG Brasil, fevereiro de 2025).

III. Pontos de atenção jurídicos e tributários

1. A obrigação de representação legal

No direito brasileiro, notadamente nos termos do Código Civil (artigo 1.134) e das regras que regem as sociedades por ações (Lei das S.A. nº 6.404/76), a designação de um representante legal residente no Brasil permanece obrigatória para toda entidade estrangeira que deseje se registrar ou adquirir uma sociedade no território nacional. Essa exigência de mandato é mais do que uma formalidade administrativa: acarreta consequências práticas importantes, como a responsabilidade do mandatário, a necessidade de identificar um perfil de confiança com conhecimento do direito e dos usos locais, e os riscos em caso de falha do representante designado. Essa restrição condiciona, na prática, a validade de diversas operações e impõe a contratação de assessoria jurídica local já nas primeiras etapas de um projeto de implantação.

2. O controle prévio do CADE

Toda operação de concentração suscetível de produzir efeitos no território brasileiro está sujeita, em determinadas condições, ao controle prévio do Conselho Administrativo de Defesa Econômica (CADE), a autoridade brasileira de concorrência. Nos termos do artigo 88 da Lei nº 12.529/2011, a notificação é obrigatória quando pelo menos um dos grupos envolvidos tiver registrado faturamento bruto anual no Brasil igual ou superior a 750 milhões de reais, e outro grupo tiver registrado, no mínimo, 75 milhões de reais. Esses limites são cumulativos. O processo de análise pode levar até 240 dias, prorrogáveis por mais 90 dias. A realização antecipada da operação antes da decisão do CADE expõe as partes a multas significativas (gun jumping) e à nulidade dos atos já praticados. Esse prazo de análise deve ser antecipado já na fase de estruturação da operação.

3. O impacto da reforma tributária: novidade crítica para o investidor europeu

O acordo UE–Mercosul não harmoniza a tributação direta. As alíquotas aplicáveis às empresas e aos fluxos de rendimentos variam entre os países do Mercosul, e as convenções fiscais bilaterais existentes entre os Estadosmembros e os países do Mercosul continuam sendo essenciais para otimizar a estruturação dos investimentos transfronteiriços.

Nesse contexto, uma ampla reforma tributária entrou em vigor no Brasil em 1º de janeiro de 2026 e afeta diretamente o cálculo do retorno esperado de uma aquisição. A Lei nº 15.270/2025, sancionada em 26 de novembro de 2025, reintroduziu uma retenção na fonte (IRRF) de 10% sobre os lucros e dividendos distribuídos por pessoa jurídica a pessoa física residente no Brasil, quando o montante mensal distribuído por uma mesma fonte ultrapassar 50 mil reais. Para os não residentes — entre eles os investidores europeus —, a retenção de 10% se aplica independentemente do valor distribuído, sem qualquer isenção. Essa medida, confirmada pela Receita Federal por meio da Instrução Normativa RFB nº 2.299, de 18 de dezembro de 2025, encerra quase trinta anos de isenção total sobre os dividendos distribuídos e altera substancialmente o cálculo do retorno sobre o investimento para qualquer adquirente europeu.

Além disso, a reforma da tributação sobre o consumo no Brasil — com a criação da CBS e do IBS, cuja implantação se estende até 2033 — modifica a estrutura da carga tributária conforme o setor. No contexto de uma aquisição, a avaliação de uma empresa-alvo pode variar significativamente conforme seu posicionamento setorial em relação a essa reforma. Uma due diligence tributária completa, que contemple tanto o regime do IRRF sobre dividendos quanto os efeitos indiretos da reforma, é indispensável antes de qualquer avaliação de ativos.

Conclusão

O Brasil, apoiado na dinâmica do Mercosul e no acordo histórico firmado com a União Europeia, consolida-se como um dos destinos mais atrativos para as operações de M&A em escala mundial. O artigo 1.2, alínea f, do tratado estabelece as bases de um marco de estabelecimento estável e não discriminatório, e o artigo 10.3.1 abre novas perspectivas para os investidores europeus. Centenas de empresas estrangeiras dão esse passo a cada ano. O mercado não é inacessível — é exigente.

Persistem desafios jurídicos: a obrigação de representação legal local, o controle prévio do CADE, os passivos ocultos a serem identificados por meio de due diligence, e a nova retenção na fonte de 10% sobre os dividendos remetidos ao exterior desde janeiro de 2026. Essas restrições são reais — mas são conhecidas, documentáveis e superáveis com o acompanhamento adequado. Fazem parte integrante da estratégia de aquisição.

O acordo UE–Mercosul abriu uma janela estratégica histórica. As empresas que souberem antecipá-la — estruturando sua operação com rigor, contando com assessoria jurídica especializada e incorporando desde o início as especificidades fiscais e regulatórias do mercado brasileiro — terão as melhores chances de aproveitar uma oportunidade que os números, por si só, não colocam em dúvida.

Fontes e referências

– Acordo de Parceria UE–Mercosul, texto integral, JO L 2026/184 de 27 de fevereiro de 2026 — artigos 1.2(f), 10.3.1, 10-C, 10-E, 14.1, 14.2, 14.3

– Comissão Europeia, “O acordo comercial UE–Mercosul”, commission.europa.eu, acesso em junho de 2026

– KPMG Brasil, Pesquisa Fusões e Aquisições – 4º trimestre de 2024, fevereiro de 2025 (1.582 transações, +5% em relação a 2023)

– Aon / TTR Data / Datasite, Relatório de M&A América Latina 2024, fevereiro de 2025 (Brasil: 1.674 transações, liderança regional)

– Código Civil brasileiro (Lei nº 10.406/2002), artigo 1.134 — representação legal de sociedades estrangeiras

– Lei das S.A. (Lei nº 6.404/76) — sociedades por ações

– Lei nº 12.529/2011, artigo 88 — limites de notificação obrigatória ao CADE (R$ 750 milhões / R$ 75 milhões)

– Lei nº 15.270/2025, sancionada em 26 de novembro de 2025 — retenção na fonte de 10% sobre dividendos

– Receita Federal, Instrução Normativa RFB nº 2.299, de 18 de dezembro de 2025 — regulamentação da Lei 15.270

A Lei Complementar nº 224/2025 promoveu a redução linear de 10% em diversos benefícios e incentivos fiscais existentes até então, incluindo diversos casos de desoneração de PIS e COFINS. Com isso, a partir de 1º de abril de 2026, operações que antes gozavam de isenção ou alíquota zero dessas contribuições passaram a ser tributadas ao equivalente a 10% da alíquota do sistema padrão, a depender do regime aplicável (cumulativo ou não cumulativo).

A medida, que poderia parecer razoável dentro de uma lógica de isonomia, trouxe uma estranha quebra de neutralidade em seu art. 4º, § 7º, no qual há a vedação ao aproveitamento de créditos de PIS/COFINS para o adquirente de bens e serviços:

“a aplicação do disposto no inciso I do § 4º [10% da alíquota padrão para os casos de isenção e alíquota 0] deste artigo não permite ao adquirente de bens e serviços a apropriação de créditos que, nos termos da legislação em vigor, seriam vedados em decorrência da isenção ou aplicação da alíquota 0 (zero).”

A despeito da dubiedade dessa redação, a Instrução Normativa RFB 2.305/25 e o “Perguntas e Respostas” da Receita Federal reproduziram os mesmos termos, sem qualquer esclarecimento adicional. 

Como a própria Lei Complementar nº 224/2025 impôs carga tributária mínima (10% das alíquotas padrão) às operações antes beneficiadas com isenção ou alíquota zero, elas deixaram de estar totalmente desoneradas, acabando com as situações de isenção ou alíquota zero. Assim, analisando-se a redação do dispositivo, entendemos que há ao menos duas leituras possíveis:

• Vedação total à apropriação de créditos: a norma manteria a proibição de apropriação de créditos independentemente da tributação efetiva (10% das alíquotas padrão), por remissão à legislação anterior, que vedava a apropriação de créditos em caso de isenção ou alíquota zero;
• Crédito proporcional: a vedação ao crédito se aplicaria apenas à parcela não tributada (90% da alíquota padrão, ainda desonerada), sendo legítimo a apropriação do crédito sobre o montante de 10% efetivamente onerado pelo PIS/COFINS.

A primeira interpretação é absolutamente anômala, violando a regra da isonomia e da não cumulatividade do PIS/COFINS. Afinal, impedir o crédito do PIS/COFINS diante de situação na qual a etapa anterior sofreu incidência tributária, ainda que parcial, acaba por cumular a tributação das contribuições e distorcer a precificação dos bens e serviços, colocando em xeque a própria razão de ser do regime não cumulativo. Ou seja, atenta contra a própria finalidade da não cumulatividade.

A segunda interpretação, embora seja a que melhor se coaduna com a não cumulatividade e a isonomia, exige, do intérprete, maior digressão ao sistema constitucional e, sobretudo, maior ônus argumentativo, na medida em que se distancia da literalidade do texto do § 7º.

Apesar disso, entendemos que a segunda interpretação é a única que se encontra em consonância com a Constituição Federal, especialmente quando considerada a isonomia, a justiça tributária e a não cumulatividade.

Nesse contexto, algumas liminares têm reconhecido que o § 7º do art. 4º da LC 224/2025 não pode suplantar a não cumulatividade do PIS/COFINS, reconhecendo aos contribuintes o direito ao aproveitamento proporcional dos créditos de PIS/COFINS (10% da alíquota global de 9,25%).

Diante desse cenário, as empresas que adquirem bens e serviços alcançados pela redução linear de benefícios da LC 224/2025 podem considerar as seguintes estratégias:

• Apropriar o crédito proporcional (0,925%) e assumir o risco de eventual questionamento pela Receita Federal, com a possibilidade de se defender posteriormente na esfera administrativa (e suportado em parecer técnico fundamentado na Constituição);
• Ajuizar mandado de segurança buscando decisão judicial que reconheça o direito ao crédito proporcional de PIS/COFINS (0,925%), inclusive com pedido liminar que reconheça esse direito de forma imediata.

A ausência de uma regulamentação clara pela Receita Federal e os primeiros sinais do Judiciário indicam que esse tema tende a se consolidar como um contencioso tributário relevante em 2026.

Para mais informações sobre o tema, nossa equipe tributária permanece à disposição.

Disponibilizamos para download o guia “Investir no Brasil: Sinopse dos elementos jurídicos”, material inicialmente apresentado pela GTLawyers no WebSummit Rio e totalmente atualizado com as informações de junho de 2026. 

Elaborado por Tamy Tanzilli, Estevão Gross, Carolina Moresco, Cécile Verdeaux e Anne-Catherine Brunschwig, o documento apresenta, de forma sintética, as quatro etapas-chave para uma implantação bem-sucedida no país: estruturar as relações comerciais, constituir uma subsidiária, compreender a tributação (incluindo a nova fase de transição da reforma tributária) e contratar pessoal.

Clique aqui para baixar o guia completo.

Empresas acumulam, diariamente, grandes volumes de dados pessoais: cadastros de clientes, documentos de colaboradores, informações de fornecedores, bases de marketing, contratos, faturas, logs de acesso, registros de atendimento e muitos outros. Esse armazenamento, embora muitas vezes necessário para a operação, não pode ser ilimitado.

Tanto a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais brasileira (LGPD) quanto o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da União Europeia (GDPR) partem de uma premissa comum: dados pessoais devem ser mantidos apenas pelo tempo necessário para cumprir a finalidade que justificou sua coleta, salvo quando houver fundamento legal que permita sua conservação por prazo maior.

Na prática, esse é um dos pontos mais sensíveis da governança em privacidade. Embora a regra seja simples, sua aplicação demanda avaliação cuidadosa, uma vez que as legislações de proteção de dados, em geral, não estabelecem um prazo único e universal de retenção para cada tipo de dado pessoal. Nesse sentido, cabe às empresas definir critérios próprios, considerando a finalidade do tratamento, obrigações legais ou regulatórias, prazos prescricionais, necessidades operacionais e riscos aos titulares.

Por que a retenção de dados importa?

A retenção excessiva de dados pessoais aumenta riscos jurídicos, operacionais e de segurança. Isso porque, quanto mais tempo uma empresa mantém dados pessoais sem uma necessidade clara de tratamento, maior tende a ser sua exposição em caso de incidente de segurança, acesso não autorizado, uso de informações desatualizadas, solicitações de titulares ou fiscalização por autoridades reguladoras.

Nesse contexto, regras de retenção e descarte não devem ser vistas apenas como uma exigência formal de privacidade. Ao contrário, elas fazem parte de uma boa governança da informação e ajudam a reduzir riscos concretos para a empresa.

Uma política de retenção bem estruturada permite:

– definir prazos de retenção e descarte;

– reduzir o armazenamento desnecessário de dados;

– facilitar o atendimento a titulares;

– diminuir riscos de segurança;

– demonstrar conformidade legal e regulatória.

LGPD e GDPR: retenção, eliminação e exceções legais

A LGPD e o GDPR adotam lógica semelhante: dados pessoais devem ser conservados apenas enquanto forem necessários para a finalidade que justificou o tratamento. Uma vez atingida essa finalidade, a regra geral passa a ser a eliminação ou anonimização dos dados, salvo quando houver fundamento legal que autorize sua retenção.

No Brasil, a LGPD permite a conservação de dados pessoais em hipóteses específicas, como cumprimento de obrigação legal ou regulatória, realização de estudos por órgão de pesquisa, transferência a terceiros em conformidade com a lei ou uso exclusivo pelo controlador, desde que os dados sejam anonimizados sempre que aplicável.

De maneira semelhante, o GDPR admite a retenção quando necessária, por exemplo, para cumprimento de obrigação legal, exercício ou defesa de direitos, ou para determinadas finalidades de interesse público, pesquisa, estatística ou arquivamento, desde que observadas as salvaguardas aplicáveis.

Nesse cenário, o ponto central é que empresas não devem manter dados pessoais indefinidamente ou apenas “por precaução”. A conformidade, portanto, depende da capacidade de definir, documentar e aplicar, de forma consistente, critérios claros de retenção e descarte, alinhados a necessidades legais, regulatórias e de negócio legítimas.

Orientações de autoridades de proteção de dados

Autoridades de proteção de dados costumam exigir que empresas definam prazos de retenção com base em critérios de necessidade e proporcionalidade. Em outras palavras, não basta manter dados porque eles “podem ser úteis no futuro”: é preciso justificar, de forma objetiva, por que aqueles dados ainda são necessários.

O Information Commissioner’s Office (ICO), autoridade britânica de proteção de dados, orienta que as organizações sejam capazes de justificar por quanto tempo mantêm dados pessoais, estabeleçam prazos padrão de retenção sempre que possível, revisem periodicamente as informações armazenadas e eliminem ou anonimizem dados que deixem de ser necessários.

De forma complementar, a autoridade francesa de proteção de dados (CNIL) também oferece parâmetros práticos sobre o tema. No contexto da gestão comercial, por exemplo, a CNIL indica que dados de clientes utilizados para prospecção podem ser mantidos durante a relação comercial e, após seu encerramento, em geral, por até três anos. Já os dados de potenciais clientes podem ser mantidos, em regra, por três anos a partir da coleta ou do último contato iniciado pelo potencial cliente.

Essas orientações não substituem uma análise caso a caso, mas funcionam como referências relevantes para empresas que estejam estruturando suas tabelas internas de retenção.

Carrefour e os riscos da retenção excessiva

O caso Carrefour ilustra de forma clara os riscos associados à retenção excessiva de dados pessoais.

Em 2020, a CNIL aplicou multa de EUR 2,25 milhões à Carrefour France por diversas violações ao GDPR, incluindo a retenção excessiva de dados. Entre outros pontos, a autoridade entendeu que a empresa havia mantido dados de clientes inativos por períodos superiores ao necessário e conservado cópias de documentos de identidade apresentados em solicitações de titulares por prazo maior do que o justificável.

Esse caso demonstra que as autoridades não avaliam prazos de retenção apenas em tese. Na prática, elas esperam que empresas implementem rotinas efetivas de eliminação, documentem seus critérios de retenção e assegurem que seus sistemas internos reflitam, de fato, as políticas e avisos de privacidade divulgados.

O papel de Controladores e Operadores na retenção de dados

As obrigações relacionadas à retenção podem variar conforme a empresa atue como controladora ou operadora de dados pessoais. Nesse contexto, Controladores e Operadores assumem responsabilidades distintas, ainda que complementares.

Controladores são, em regra, responsáveis por definir as finalidades do tratamento e os prazos de retenção aplicáveis. Já os Operadores, por sua vez, devem tratar dados pessoais de acordo com as instruções documentadas do controlador e, ao final da prestação dos serviços, devolver, eliminar ou de outra forma descartar os dados, salvo quando houver obrigação legal que justifique sua conservação.

A retenção indiscriminada, nesse cenário, pode gerar riscos para ambos. Para o Controlador, manter dados sem critério dificulta o controle sobre o ciclo de vida das informações e pode aumentar sua exposição regulatória. Para o Operador, por outro lado, conservar dados além do necessário pode ampliar riscos de segurança, responsabilidade contratual e questionamentos sobre a aderência às instruções recebidas.

Por esse motivo, contratos que envolvam tratamento de dados pessoais devem prever, de forma clara, o que acontecerá com os dados ao término da relação contratual, incluindo devolução, eliminação, anonimização, retenção por obrigação legal e comprovação do descarte, quando aplicável.

O que as empresas devem fazer

Para gerir riscos de retenção e descarte, empresas devem adotar medidas práticas e documentadas, incluindo:

– identificar a finalidade e a base legal de cada atividade de tratamento;

– definir prazos ou critérios objetivos de retenção;

– vincular os prazos a obrigações legais, prazos prescricionais e necessidades legítimas de negócio;

– implementar rotinas de eliminação segura ou anonimização;

– revisar bases legadas e registros inativos;

– assegurar que avisos de privacidade e políticas internas reflitam as práticas efetivamente adotadas;

– incluir cláusulas de retenção e eliminação em contratos que envolvam tratamento de dados pessoais;

– documentar exceções em que os dados devam ser mantidos por razões legais, regulatórias ou relacionadas a litígios.

A retenção de dados pessoais, embora muitas vezes subestimada, é um dos elementos centrais da conformidade em proteção de dados. Manter dados por mais tempo do que o necessário aumenta riscos jurídicos, de segurança e reputacionais. Por outro lado, eliminar dados cedo demais pode prejudicar o cumprimento de obrigações legais ou a defesa de direitos da empresa.

Diante disso, a solução não está em adotar um prazo genérico para todos os dados, mas em estruturar uma política de retenção e descarte apoiada por uma tabela de retenção, responsabilidades internas claras e procedimentos práticos de eliminação ou anonimização.

No GTLawyers, nossa equipe de proteção de dados auxilia empresas na elaboração e implementação de políticas de retenção e descarte, na revisão de contratos de tratamento de dados, no mapeamento de obrigações legais de retenção e no alinhamento das práticas internas à LGPD, ao GDPR e a outros padrões internacionais de privacidade.